HOTARARI ADUNARI GENERALE

RAPORT DE ACTIVITATE AL COMITETULUI EXECUTIV PE ANUL 2015

Stimati membrii ai asociatiei,

          Prezentam astazi, in sedinta Adunarii Generale, convocata in conformitate cu prevederile Legii nr.230/2007 privind infiintarea, organizarea si functionarea asociatiilor de proprietari, bilantul activitatii Comitetului Executiv si al Presedintelui asociatiei pentru anul 2015.

Dupa cum stiti, actualul Comitet Executiv cat si Presedintele actual au fost desemnati sa conduca destinele asociatiei in urma alegerii membrilor acestuia in sedinta Adunarii Generale Extraordinare din 02.09.2014, pentru un mandat de 2 ani,   Prin hotarare, Comitetul Executiv a procedat la asigurarea activitatii de cenzorat prin contractarea de servicii de cenzorat cu persoana fizica autorizata d-na Tanasa Florentina expert contabil autorizat.

Prin decizii ale Comitetului Executiv administrarea imobilului a fost atribuita in cursul anului 2015 catre administrator autorizat d-na Sima Mariana.

Activitatea in cadrul Comitetului Executiv

          Un aspect deosebit de important, pe care dorim sa il aducem la cunostinta membrilor asociatiei este acela privind activitatea desfasurata de catre membrii Comitetului Executiv, in executarea mandatului acestora.  Pentru prima oara, probabil, in cadrul asociatiei, de la infiintare si pana in prezent, o echipa de oameni fara interese materiale sau personale si-au unit dorinta de a construi si de a contribui la dezvoltarea condominiului, punand mai presus de interesele personale interesul general al membrilor asociatiei. Astfel, respectand prevederile legale in privinta competentelor si atributiilor conferite, Comitetul Executiv a urmarit, ca prin actiunile acestuia, sa readuca in prim plan drepturile dar si obligatiile membrilor ce formeaza asociatia noastra.

          Membrii ai Comitetului Executiv au depus eforturi si diligente personale pentru realizarea scopurilor si solutionarea unor demersuri institutionale ale asociatiei, contribuind in mod deosebit la realizarea masurilor hotarate de catre Adunarea Generala.

Raportandu-ne la responsabilitatile legale ale unui comitet executiv din cadrul unei asociatii de proprietari, membrii acestuia au conlucrat impreuna in cadrul unui numar de 24 sedinte de lucru pe durata intregului mandat, indeplindu-si atributiile astfel:

·                     au fost puse in practica hotararile adunarii generale si a fost urmarita respectarea prevederilor legale, a statutului si a acordului de asociere al asociatiei de proprietari;

·                     au fost emise, pana in prezent, un numar de 24 decizii scrise pentru ducerea la indeplinire a hotararilor adunarilor generale si pentru respectarea prevederilor legale, a statutului si a acordului de asociere, precum si alte decizii ce privesc activitatea asociatiei de proprietari;

·                     au fost reglementate o serie de probleme ce tin de partile proprietatii comune, inclusiv cu privire la consumurile aferente proprietatii comune, in conformitate cu actele normative in vigoare;

·                     s-a urmarit desfasurarea activitatilor in cadrul asociatiei, in vederea asigurarii confortului maxim al membrilor asociatiei.

Realizarile echipei ce formeaza Comitetul Executiv 

Principalul scop dupa care membrii Comitetului Executiv s-au ghidat, a fost sa fie redate membrilor asociatiei drepturile de care sunt indreptatiti prin lege si prin Statutul asociatiei si sa fie duse la indeplinire hotararile Adunarii Generale in ceea ce priveste modernizarea condominiul.

          

  Raportat la drepturile membrilor asociatiei, Comitetul Executiv a actionat astfel:

·                     comunicarea permanenta cu membrii asociatiei privind cunoasterea tuturor aspectelor ce tin de activitatea asociatiei, asigurand accesul, la cerere, la orice document al asociatiei, cand acestea au fost solicitate.

·                     pagina de internet a asociatiei este dovada elocventa ca toate informatiile de interes general au fost permanent actualizate si comunicate.

·                     urmare a hotatarii Adunarii Generale din anul 2014, prin decizie a Comitetului Executiv a fost pusa in aplicare incepand cu luna octombrie 2014, colectarea fondului de reparatii, suma colectata si cheltuita in situatii de urgenta si chiar modernizare pentru fiecare scara distinct pentru problemele ivite, bani s-au contabilizat conf. legii contabilitatii.

·                     in vederea asigurarii spatiului necesar pentru informarea membrilor asociatiei asupra tuturor aspectelor ce tin de intocmirea listelor de plata au fost confectionate aviziere cu un spatiu generos prin intermediul carora sunt comunicate listele de plata intr-un format generos si vizibil precum si explicatii ale acestora care transparentizeaza total activitatea financiara si modul in care asociatia calculeaza cotele de intretinere lunare.

·                     au fost asigurate toate formularele utile membrilor asociatiei, precum si depunerea la Primaria Municipiului Galati a documentatiei privind acordarea ajutorului de incalzire pentru persoanele care indeplineau criteriile de eligibilitate.

·                     Au fost incheiate  12 contracte de mediere pentru debite la cheltuielile de intretinere cat si pentru majorari, cu sumele recuperate fiind stinse treptat datoriile acumulate la furnizorul APATERM (asociatia  confruntandu-se cu numeroase dosare de  executari silite).

            Raportat la planul de masuri aprobat in Adunarea Generala

          In anul 2015 au fost initiate/ finalizate sau sunt in curs de finalizare o serie de masuri cu impact major, rezultatul concretizandu-se intr-o serie de masuri realizate astfel:

·                     a fost incheiat contract de prestari servicii cu expert contabil autorizat pentru functia de cenzor al asociatiei care a efectuat trimestrial rapoarte financiar contabile;

·                     a fost realizata hidroizolatia terasei blocului,  finalizandu-se astfel un proiect pe termen lung al conducerii executive alese, proiectul era o urgenta deoarece  majoritatea apartamentelor de la ultimul nivel prezentau degradari, aduse in aceasta stare de lipsa de interventie de la ultima lucrare efectuata in anul 2006.

·                     in vederea modernizarii sistemului de iluminat al scarilor, au fost montate si la scara 2 lampi cu senzor de miscare, scopul nostru fiind de a diminua costurile de energia electrica si a conferi imobilului o imagine de modernitate;

·                     gratie contractelor de mediere incheiate intre asociatie si proprietarii cu datorii la cheltuielile de intretinere cat si majorari, s-au recuperate in cursul anului 33074 lei, conform rapoartelor financiar contabile intocmite trimestrial si a fiselor de furnizor.

Realizarea de venituri suplimentare pentru asociatie in scopul modernizarii spatiilor comune ale imobilului.

Am actionat in corelatie cu planurile pe termen mediu in curs de implementare, pentru identificarea unor surse alternative de finantare a proiectelor noastre. Astfel in acest sens am realizat sau sunt in derulare urmatoarele:

·                     am realizat venituri din contractele de inchiriere a spatiilor comune ale imobilului in cunatum de aproximativ 400 lei, bani ce au fost folositi in functie de urgentele aparute, usurandu-se sarcina financiara a membrilor asociatiei de sustinere a proiectelor de modernizare a imobilului.

Colaborarea cu administratorul imobilului

Dealungul vremii, administrarea imobilului a insemnat o problema majora a asociatiei datorita unui grad defectuos de competenta profesionala, creandu-se o stare generala de nemultumire si neincredere a membrilor privitor la gestiunea financiara a asociatiei.

Aceasta neincredere s-a repercutat la inceputul mandatului si asupra noastra, deseori primind reprosuri nefondate privind actiunile noastre, actiuni care au avut la baza doar interesul general al membrilor nostri.

Astfel, prin angajarea d-nei Sima administrator imobile atestat cu experienta si cu un CV cu experienta, am reusit sa tinem sub control toate platile catre furnizori si nu numai.

Colaborarea cu cenzorul asociatiei

In ceea ce priveste colaborarea cu cenzorul asociatiei, este de evidentiat aportul profesional al doamnei Tanasa Florentina expert contabil autorizat, aceasta demonstrand o calitate greu de identificat la fostii cenzori ai asociatiei, aceea de a contribui la dezvoltarea condominiului prin activitati in sprijinul acesteia. Urmare a colaborarii intense cu dna Tanasa, am fost in permanenta pusi in tema cu toate modificarile de acte normative in legislatia fiscala, legislatia muncii si alte reglementari ce sunt in legatura cu asociatiile de proprietari, iar prin participarea la majoritatea sedintelor Comitetului Executiv, a garantat luarea unor decizii conforme cu reglementarile legale in vigoare.

Din punct de vedere al verificarii corectitudinii si legalitatii modului in care au fost intocmite listele lunare privind plata cotelor de intretinere, rapoartele intocmite de catre cenzor au confirmat o activitate intensa si eficienta, aceasta nesesizand nereguli in ceea ce priveste repartizarea de costuri in cotele de intretinere.

Urmare a verificarilor gestiunii financiar contabile a asociatiei, prin intermediul dnei Tanasa au fost efectuate corectiile necesare in contabilitatea asociatiei, acolo unde a fost cazul, neexistand in prezent probleme de natura financiar-contabila care sa denatureze soldurile contabile ale asociatiei.

Activitatea doamnei Tanasa Florentina nu s-a limitat doar la cenzoratul activitatii financiar contabile, aceasta fiind delegata de catre asociatiei, cu intocmirea, semnarea si depunerea electronica a declaratiilor fiscale catre ANAF, relationarea cu institutiile ce administreaza registrul electronic al angajatilor REVISAL, intocmirea foilor de varsamant privind impozitele si contributiile sociale ale asociatiei catre bugetul de stat si bugetul asigurarilor sociale.  

Colaborarea cu personalul asociatiei

In vederea asigurarii curateniei spatiilor comune si al imprejurimilor imobilului, precum si asigurarea activitatii de degajare a deseurilor menajere, Comitetul Executiv s-a aratat multumit de prestatia menajerei asociatiei, doamna Patoi Draguta, aceasta executand cu constiinciozitate indatoririle si sarcinile trasate de catre membrii ai comitetului.

Chiar daca au existat pareri negative asupra activitatii sale sau comportamentului acesteia in unele situatii, raportate la nevoile sau solicitarile unor membrii ai asociatiei, consideram ca, au fost indeplinite criteriile minime de performanta care sa ii permita colaborarea in continuare.

Prin grija comitetutui , acesteia i-au fost asigurate materialele necesare desfasurarii activitatii, schimbarea aspectului de curatenie si ingrijire a spatiilor comune din interiorul imobilului si din perimetrul acestuia fiind vizibile si de necontestat.

Bineinteles ca exista loc si de mai bine, si cu sprijinul si atitudinea corecta a membrilor asociatiei, angajata asociatiei putand sa asigure climatul optim in ceea ce priveste ordinea si curatenia in condominium.

Relatia cu autoritatile publice locale

Comitetul Executiv a actionat in scopul realizarii intereselor asociatiei construind o relatie de parteneriat si buna colaborare cu acestea. Astfel, prin colaborarea cu serviciile specializate din cadrul Primariei Municipiului Galati au fost posibile realizarea unor obiective importante ale asociatiei cat si actiuni preliminare de implementare a  unor programe desfasurate de Primaria Municipiului:

·                     prin eforturile personale ale membrilor conducerii executive si prin petrecerea unui timp substantial la unele servicii si departamente din Primarie implicate, s-a obtinut aprobarea facilitatilor fiscale pentru lucrarea de hidroizolatie efectuata la terasa blocului;

·                     igienizarea spatiilor din perimetrul imobilului apartinand domeniului public;

·                     este in curs de solutionare solicitarea asociatiei noastre privind intrarea in posesia Cartii Tehnice a imobilului urmand solicitarea unui proiect in vederea studiului de fezabilitate pentru a sti exact motivul aproprierii dintre scarile 1 si 2

·                     in vederea decongestionarii parcarilor pe trotuar in dreptul scarii 3 datorita nerespectarii, de catre unii membrii sau locatari ai asociatiei, a semnificatiei trotuarului, Serviciul Circulatie pe Drumurile Publice din cadrul Politiei Locale  a inclus in planul de patrulare aceasta zona in vederea constatarii si sanctionarii nerespectarii prevederilor legale privind circulatia pe drumurile publice.

Relatia cu furnizorii

·         APATERM – fost furnizor la care s-a acumulat din cauza proastei genstionari a vechii conduceri datorii

colosale, si zeci de  procese solutionate cu executari silite, prin aplicarea riguroasa a sistemului de penalizare aplicat, a contractelor de mediere incheiate si a unei bune comunicari  in anul 2015 au fost realizate venituri in cuantum de aproximativ 33074 lei net, bani ce au diminuat  din valoarea debitului si al majorarilor restate;

·         ENGIE – singura problema solicitata de catre acest furnizor a ramas momentan nenerezolvata din cauza orgoliilor proprietarilor care  in spatiile comune unde este gazduit contorul comun  si-au depozitat bunuri personale, acest lucru fiind interzis atat de regulamentul furnizorului cat si de legea 230/2007

·         ELECTRICA – nu sunt probleme

·         CALORGAL – avand in vedere ca numai la scara 2 se mai furnizeaza agent termic situatia este sub control in ceea ce priveste furnizarea, calculul si plata, singura problema intampinandu-se la respectarea legilatiei de catre unii proprietari care sunt debransati de la en termica centralizata si vor sa se sustraga de la plata cheltuielilor pe cotă parte din proprietatea comuna.

Relatia cu prestatorii de servicii

·         FICMAN SRL – avand in vedere ca asociatia colaboreaza din anul 2005 cu aceasta firma incercam sa pastram un climat armonios pentru o buna colaborare, nu trebuie sa uitam ca utilajele au uzura , ca personalul angajat uneori este chemat de multe ori din cauza neexploatarii corecte a ascensoarelor

Membri Comitetului Executiv, prin actiunile si deciziile luate nu au facut decat sa creasca valoarea proprietatii dmv si sa aduca beneficii directe membrilor asociatiei prin faptul ca:

1.                   urmare a inlocuirii integrale a conductei de apa rece din subsolul scarii 3, randamentul noii instalatii aducand  reducerea  pierderilor consumului de apa rece;

2.                   in urma colaborarii cu instalator la sistemul de canalizare prin efectuarea lucrarilor de curatare, desfundare si spalare a coloanelor de canalizare ale intregului imobil s-a stopat o problema extrem de neplacuta a imobilului, si anume inundarea frecventa a subsolului cu dejectii, evitand pentru o buna perioada de timp de acum inainte costuri suplimentare de inlocuire acestei parti de instalatie;

3.                   urmare a reviziilor generale a ascensoarelor de la scarile 1 si 2 s-a tinut cont si de modernizarea pe cat posibil a acestora, deoarece se stie ca la momentul instalarii erau uzate si in decursul anilor nu sa intervenit decat strict si minimal;

4.                   urmare a inlocuirii integrale  la scara 2 a corpurilor de iluminat vechi cu corpuri de iluminat cu sensor de miscare, s-a creat o imagine de imobil ingrijit iar costurile la en electrica pe casa scarii s-au micsorat;

5.                   urmare a inlocuirii cutiilor postale la scara 2, s-a redat un aspect ingrijit a spatiului comun (casa scarii);

6.                  urmare a efectuarii hidroizolatiei terasei blocului si obtinerea deducerii fiscale acordate de Primaria Municipiului Galati.

Consideram ca toate aceste realizarii sunt un model de urmat pentru oricine va dori in continuare sa contribuie la modernizarea imobilului si sa conduca destinele asociatiei, deoarece stadiul actual, dupa 1 an de mandat este la alt nivel fata de ceea ce s-a preluat in octombrie 2014.

Este de precizat faptul ca orice critica adusa conducerii executive sau administratorului imobilului a fost tratata cu toata atentia, incercand in tot acest timp sa solutionam toate aspectele care au fost in defavoarea membrilor nostri sau care au creat un disconfort temporar.

Speram ca deciziile dumneavostra, in sedinta Adunarii Generale, sa fie in concordanta cu planurile si masurile pe care dorim a fi implementate in cursul anului 2016.

**********************

 HOTARAREA ADUNARII GENERALE A ASOCIATIEI DE PROPRIETARI nr.552

Adoptata la data de 14.03.2016

Art. 1

• Se aproba ”Descarcarea de gestiune a administratorului imobilului si a Comitetului Executiv

al asociatiei de proprietari pentru exercitiul bugetar al anului 2015”.

Art. 2

• Se aproba ”Planul de masuri pentru anul 2016”, in forma elaborata si prezentata de Comitetul

Executiv al asociatiei, suplimentat si completat prin propuneri in sedinta AG.

Art. 3

• Se aproba ”Bugetul de Venituri si Cheltuieli pentru anul 2016”, in forma elaborata si

prezentata de Comitetul Executiv al asociatiei.

Art. 4

• Se aproba ”Planul de masuri pentru anul 2016”, in forma elaborata si prezentata de Comitetul

Executiv al asociatiei, suplimentat si completat prin propuneri in sedinta AG.

Art.5

• Se aproba reportarea in Fondul de reparatii a scarii 3 pentru anul 2016, a veniturilor asociatiei

realizate prin incasarea fondului special (chirie ASP) de la scarile 1 si 2.

Art. 6

• Se aproba esalonarea colectarii Fondului de reparatii pentru anul 2016 pe o perioada de 12 luni

sau pana la colectarea sumei propuse pe fiecare scara 1000 lei.

Art. 7

• Se aproba mentinerea nivelului salarial al angajatului asociatiei, respectiv administrator si

ingrijitorul de imobile, la salariile anterioare.  

Art. 8

• Se aproba remuneratia presedintelui asociatiei, in suma de 375 lei/net/luna.

Art. 9

• Se aproba remuneratia cenzorului asociatiei, in suma de 200 lei/net/luna.

Art. 10

• Se aproba componenta Comitetului Executiv al Asociatiei de Proprietari nr.552, pentru un mandat de doi ani, avand urmatorii membrii:

·                                                                                                                                              Dna Talaba Iulia

·         Dl Radu Petrica

·         Dl Tazlaoanu Mihai

·         Dl. Bratu Sergiu

Art. 11

• Ramane  in functia de  presedinte al Comitetului Executiv si presedinte al asociatiei prin efectul

legii, dna. Vasiliu Maria.

Art. 12

• Se aproba pastrarea cotei de penalizare de 0,1% aferenta intarzierilor la cotele de intretinere iar la proprietarii cu debit peste 1000 lei cota de penalizare de 0,2%

Art. 14

Se aproba declansarea procedurii de informare si solicitare, in forma scrisa pe baza de tabel nominal in baza art.25, alin. 3 din Legea nr.230/2007, a acordului sau dezacordului membrilor asociatiei, in ceea ce priveste necesitatea impunerii sau neimpunerii unei taxe de folosinta  (in forma contractului de inchiriere sau de folosinta) pentru membrii asociatiei care folosesc spatii commune de la subsolul imobilului, astfel Comitetul Executiv avand baza legala pentru a actiona in conformitate cu prevederile art.17, alin. 1 lit. d) si art.23 din HG 1588/2007.

 ********************************