In arhiva aflată fie la sediul asociaţiei de proprietari, fie la un membru al acesteia sau la preşedinte, trebuie păstrate, timp de 10 ani de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, registrele de contabilitate şi documentele contabile care stau la baza înregistrării în contabilitate. De asemenea, minimum 10 ani trebuie arhivate şi registrele - jurnal, de inventar, de casă, cele pentru evidenţa fondurilor de rulment şi reparaţii, cele pentru evidenţa fondului de penalizări şi a sumelor speciale, lista de plată a cotelor de contribuţie la cheltuielile asociaţiei şi lista de avans chenzinal.
Statele de salarii, arhivate 50 de ani
Există şi excepţii de la "regula" păstrării actelor timp de 10 ani. "Statele de salarii trebuie păstrate în arhivă 50 de ani, iar bonul de consum, fişa de magazie, lista de inventariere, chitanţele, dispoziţia de plată, nota de debitare-creditare, extrasul de cont, jurnalele privind diverse operaţiuni, documentele cumulative, decizia de imputare şi angajamentul de plată se arhivează cinci ani, dacă necesităţile asociaţiei nu impun o perioadă mai mare".Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu o durată de viaţă de peste 10 ani se păstrează pe perioada utilizării acestora.
Sancţiuni de până la 4.000 de lei
Pentru a elimina din arhivă documentele al căror termen de păstrare a expirat se constituie o comisie, sub conducerea preşedintelui, şi se întocmeşte un proces-verbal în care se consemnează scăderea din Registrul de evidenţă al arhivei. "Pentru neîndeplinirea obligaţiilor privind păstrarea şi arhivarea documentelor justificative şi contabile, legislaţia prevede o amendă de la 300 lei la 4.000 de lei",
Niciun comentariu:
Trimiteți un comentariu